RODO

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

ORAZ WIZERUNKU

§1

Postanowienia Ogólne.

Jednoosobowa działalność fotograficzna prowadzona jest przez OPTIM Marcin Kowalczyk, ul. Domki 72, 25-204 Kielce, NIP 657-138-36-87, REGON 260224198 i jest reprezentowana przez właściciela Marcina Kowalczyka, który jest administratorem danych osobowych oraz biometrycznych w postaci wizerunku swoich Klientów w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej również RODO). Kontakt telefoniczny z Administratorem 793-780-215, kontakt mailowy foto@marcinkowalczyk.com.
Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przedmiotowego wykonawcy usługi fotograficznej (dalej „Wykonawca”) i odnosi się do każdego klienta („Klient”), który korzysta z usług fotograficznych świadczonych przez Wykonawcę, a także do osób odwiedzających stronę www Wykonawcy oraz inne platformy, serwisy tematyczne i reklamowe, media społecznościowe, gdzie Wykonawca działa lub reklamuje się, do osób zostawiających komentarze, do osób wysyłających zapytania dotyczące usług fotograficznych świadczonych przez Wykonawcę, a także do podmiotów współpracujących z Wykonawcą.
Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność Klientów. Administrator stosuje wszelkie wymagane przez prawo środki ostrożności, aby wszelkie dane, w tym dane osobowe przekazywane przez Klientów oraz inne osoby zainteresowane usługami fotograficznymi były chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych, niewłaściwym ich wykorzystaniem. Dodatkowo każdy Klient samodzielnie decyduje czy skorzystać z przysługujących mu praw związanych z kontrolą nad przetwarzaniem swoich danych. Skorzystanie z praw, które prowadzą do uniemożliwienia przetwarzania danych osobowych przez Administratora, w zakresie w którym są one niezbędne do świadczenia usługi przez Administratora, jest równoznaczne z rezygnacją
z danej usługi.
O wszelkich zmianach dotyczących postanowień w ramach Polityki Prywatności, spowodowanych w szczególności zmianami w katalogu usług fotograficznych oferowanych w ramach działalności Wykonawcy, modernizacji strony www oraz platform reklamowych
i tematycznych, a także miejsc w mediach społecznościowych, zmianami danych kontaktowych, zmianami w systemie prawa w zakresie ochrony prywatności, Klienci będą powiadamiani drogą elektroniczną.

§2

Powierzenie przetwarzania danych osobowych i wizerunku.

Klient powierza Administratorowi danych, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia
o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania oraz wizerunek, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§3

Zakres i cel przetwarzania danych.

Administrator danych powierzone na podstawie umowy dane Klientów takie jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres do wysyłki, telefon kontaktowy, adres e-mail, nazwa użytkownika w mediach społecznościowych, wizerunki zapisane na kartach pamięci i innych nośnikach danych, wizerunki w postaci plików graficznych, wizerunki utrwalone na papierze oraz innych materiałach oraz projektach zamówionych przez Klientów oraz reklamowych Wykonawcy.
Powierzone przez Klientów dane osobowe oraz wizerunkowe będą przetwarzane przez Administratora wyłącznie w celu sprawnego i skutecznego kontaktu, realizacji zamówienia złożonego przez Klientów oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji i/lub obrony przed roszczeniami ze strony Klientów, a także na żądanie organów kontrolnych oraz skarbowych.
Powierzone przez Klientów dane osobowe oraz wizerunkowe za dodatkową ich zgodą mogą być przetwarzane i wykorzystywane w materiałach reklamujących działalność Wykonawcy w następujących formach wizualnych: umieszczanie wizerunku na zdjęciach i ich powiększeniach, umieszczanie wizerunku na stronie internetowej Wykonawcy, umieszczanie wizerunku na witrynach internetowych związanych z fotografią, umieszczanie wizerunku na witrynach internetowych o tematyce ślubnej, umieszczanie wizerunku na drukowanych materiałach reklamowych, umieszczanie wizerunku w reklamach zamieszczanych w czasopismach oraz innych platformach reklamowych, pokazanie wizerunku w programach telewizyjnych.

§4

Obowiązki Administratora danych.

Administrator zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych
i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
Administrator zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
Administrator poprzez właściwe umowy zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz wizerunkowych wszystkim podmiotom zewnętrznym (m. in. laby, drukarnie, firmy hostingowe, kurierskie), które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.
Administrator oraz Podmioty przetwarzające zobowiązują się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych oraz wizerunków Klientów
Podmioty przetwarzające po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi w ciągu 48 godzin. Także Administrator po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych zgłasza je w ciągu 48 godzin do organu nadzorującego.

§5

Prawa Klienta związane z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Klientowi przysługuje prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:

– celu przetwarzania,

– kategorii odnośnych danych osobowych,

– informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych,

– w miarę możliwości planowanego okresu przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteriów ustalania tego okresu,

– informacji o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,

– informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,

Klient ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, użytkownik, którego dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.
Klient ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących go danych osobowych, a Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności („Prawo do Zapomnienia”):

– dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

– osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

– osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania,

– dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,

– dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator,

– dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.

4. Klient, którego dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:

– Klient kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,

– przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a użytkownik, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

– Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne użytkownikowi do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

Klient wniósł sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą,

Klientowi przysługuje prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych na potrzeby prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
Klientowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku, w którym Państwa Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO) mogą Państwo w każdej chwili cofnąć udzieloną zgodę. Cofniecie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

§6

Algorytm zbierania, wykorzystania i przetwarzania danych osobowych oraz wizerunku

prowadzony przez OPTIM Marcin Kowalczyk, zwany dalej Administratorem.

Osoba zainteresowana usługą fotograficzną kontaktuje się z Administratorem telefonicznie, mailowo, poprzez formularz na stronie www lub za pomocą mediów społecznościowych.
Administrator udziela ustnie informacji, a w przypadku dalszego zainteresowania ofertą oraz usługą ze strony osoby kontaktującej, zwraca się z prośbą o podanie adresu e-mail
w celu przesłania oferty. W przypadku chęci wstępnej rezerwacji terminu przez osobę zainteresowaną, Administrator prosi o podanie danych osobowych w postaci imienia, nazwiska oraz numeru telefonu. Dane te zapisane są w zabezpieczonym planerze na komputerze Administratora oraz zabezpieczonym miejscu w tzw. chmurze. Dane te nie są nikomu przekazywane, a są jedynie potrzebne do dalszego kontaktu. Dane te są widoczne i dostęp do nich ma jedynie Administrator.
W przypadku gdy osoba zainteresowana przestaje wyrażać dalsze zainteresowanie usługą oraz ofertą Administrator wymazuje te dane z w/w miejsc, w których były zapisane.
W przypadku gdy osoba zainteresowana jest podjęciem współpracy na wykonanie wobec niej usługi fotograficznej następuje bezpośrednie spotkanie z Wykonawcą (Administratorem) podczas którego sporządzana jest umowa w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dotycząca wykonania oraz zakresu usługi fotograficznej. Osoba zainteresowana w momencie podpisania umowy staje się Klientem. W umowie zawarte są niezbędne do wykonania umowy następujące dane: imiona i nazwiska klientów, adresy zamieszkania, telefony kontaktowe, adresy email, data, miejsce oraz czas wykonywania usługi fotograficznej, zakres usługi, kwoty należne wykonawcy. Imiona i nazwiska, nr telefonów oraz adresy mailowe figurują na umowie oraz w w/w planerze oraz w „chmurze”. Pozostałe dane figurują wyłącznie na umowie papierowej, która przechowywana jest w sejfie, do którego dostęp ma jedynie Administrator.
W przypadku niemożności osobistego spotkania się i podpisania umowy, ta czynność przebiega drogą mailową z zachowaniem powyższych standardów i zakresu danych.
W pkt. 4 i 5 istnieje możliwość przekazania danych w postaci imienia, nazwiska, adresu wysyłki, telefonu kontaktowego do innych podmiotów współpracujących z Administratorem na podstawie odrębnych umów tylko i wyłącznie w przypadku wykonania produktów zamówionych przez Klientów i wysłania ich bezpośrednio do Klientów za ich zgodą i na podstawie ich decyzji. Podobnie w/w dane przekazywane są przez Administratora w przypadku wysyłania przez niego produktów zamówionych przez Klientów za pomocą firm przewozowych.
Na podstawie wprowadzonych przepisów dot. RODO, Klienci są zobligowani do informowania uczestników zdarzenia, którego dotyczy umowa (np. gości weselnych) o fakcie, że zdarzenie (np. ślub, wesele) będzie dokumentowane fotograficznie i czy wyrażają zgodę na to, że mogą znaleźć się na fotografiach. Jeśli wśród uczestników są osoby, które nie wyrażają zgody, należy wskazać je Wykonawcy.
Wykonawca podczas wykonywania usługi fotograficznej na rzecz Klienta zobowiązuje się do wykonywania zdjęć pokazujących osoby z jak najlepszej i jak najkorzystniejszej strony, a jednocześnie zobowiązuje się do nie wykonywania zdjęć ośmieszających jakąś osobę, uwłaczających jej godności oraz ogólnego poczucia taktu i estetyki.
Klienci w momencie podpisywania umowy, a także w każdym innym momencie mogą wyrazić zgodę na publikację Ich wizerunków oraz wyrażają zgodę na wyszczególnione pola eksploracji zdjęć, a także mogą taką zgodę wycofać bez żadnych konsekwencji. To samo dotyczy każdego uczestnika zdarzenia fotografowanego na podstawie umowy z Klientami.
Fotografie wykonywane podczas zdarzenia zapisywane są na kartach pamięci, do których dostęp ma jedynie Administrator (wykonawca).
Po zakończeniu fotografowania, karty pamięci ze zdjęciami transportowane są do siedziby Administratora, a następnie kopiowane na komputer stacjonarny zabezpieczony niezbędnym oprogramowaniem i hasłami dostępu, a także na przenośne, zabezpieczone hasłami dyski twarde. Karty pamięci po skopiowaniu danych są formatowane, a dyski przenośne zabezpieczone są w siedzibie Administratora w sejfie oraz w innym miejscu, do którego dostęp ma jedynie Administrator.
Administrator „pracuje przy zdjęciach” Klientów tylko na komputerze stacjonarnym w siedzibie. Po zakończeniu pracy Admininstrator kontaktuje się z Klientami informując o zakończeniu etapu prac, a następnie ładuje pomniejszone zdjęcia (tzw. wglądówki) na swoje zabezpieczone miejsce hostingowe, a następnie wysyła Klientom link do pobrania zdjęć. Po pobraniu wglądówek przez klientów są one usuwane z serwera.
Klienci decydują o zakresie produktu finalnego (zdjęcia na pendrive, odbitki, fotoalbumy, inne produkty fotograficzne), a następnie Administrator zgodnie z zapotrzebowaniem Klientów wysyła do podmiotów przetwarzających dane (podwykonawców: laby, drukarnie, itp.) projekty, zdjęcia z wizerunkami osób, a także w przypadkach o których była mowa w pkt. 6 inne dane osobowe w niezbędnym zakresie do wykonania i przesłania powierzonego zlecenia.
Produkty o których mowa w pkt. 13 są następnie przekazywane bezpośrednio przez Administratora Klientom, ewentualnie są wysyłane do Klientów przez wykonawców produktów.
Po zakończeniu i sfinalizowaniu usługi dane osobowe Klientów pozostają tylko i wyłącznie w formie papierowej na umowie przechowywanej w sejfie oraz w w/w planerze.
Dane wizerunkowe w postaci zdjęć w formacie jpg są archiwizowane i przechowywane przez okres 5 lat. W przypadku skorzystania przez Klienta z prawa do bycia zapomnianym, wszystkie zdjęcia z jego wizerunkiem zostaną niezwłocznie usunięte ze wszystkich nośników danych.
Zgoda na zamieszczanie zdjęć z wizerunkami Klientów i innych osób, zdjęć ze zdarzenia (np. z dnia ślubu) może ale nie musi być wykorzystana przez Administratora do przetwarzania i wykorzystywania w materiałach reklamujących działalność Wykonawcy w następujących formach wizualnych: umieszczanie wizerunku na zdjęciach i ich powiększeniach, umieszczanie wizerunku na stronie internetowej Wykonawcy, umieszczanie wizerunku na witrynach internetowych związanych z fotografią, umieszczanie wizerunku na witrynach internetowych o tematyce ślubnej, umieszczanie wizerunku na drukowanych materiałach reklamowych, umieszczanie wizerunku w reklamach zamieszczanych w czasopismach oraz innych platformach reklamowych, pokazanie wizerunku w programach telewizyjnych. W praktyce dotyczy to najlepszych, najładniejszych, najbardziej interesujących zdjęć stanowiących niejako wizytówkę wykonawcy.

Zakres zgody reguluje zapis w umowie właściwej.